今年4月以來，晉江氣電積極著手檔案管理系統(tǒng)電子信息化升級和改造工作，近日順利完成，該公司檔案管理工作煥然一新：
一是檔案收集流程化、系統(tǒng)化。過去，都是由各部門兼職檔案管理員將所有檔案收集整理后定期移交到檔案室，再進(jìn)行處理——而現(xiàn)在，通過系統(tǒng)化的管理方式，兼職檔案員根據(jù)業(yè)務(wù)權(quán)限，對本部門的檔案及時在線收集移交，極大地提高檔案流轉(zhuǎn)和歸整效率。
二是權(quán)限管控多維化。過去，只能走紙質(zhì)的審批流程，審批流轉(zhuǎn)慢，檔案流轉(zhuǎn)軌跡難以把控——而現(xiàn)在，信息系統(tǒng)在數(shù)據(jù)上對條目、原文分別授權(quán)管理，在人員上根據(jù)角色進(jìn)行管控，使得不同角色人員對不同數(shù)據(jù)的查看管理都有明確的權(quán)限范圍，有效保證了系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全及人員利用數(shù)據(jù)可控范圍傳播，增強(qiáng)保密性。
三是數(shù)據(jù)授權(quán)方式多樣化，多級防控。過去，必須來檔案室查詢打印——而現(xiàn)在，通過安全控件的方式進(jìn)行管控，對相關(guān)功能（查看、下載、打印）分別授權(quán)以及控制授權(quán)時間，既進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的嚴(yán)肅性，也方便了檔案查詢使用。
四是采取數(shù)據(jù)安全防護(hù)“動態(tài)水印”。過去，由于無法做到實時防護(hù)，對于檔案被拍照泄密、下載后外端傳播等諸多行為難以加強(qiáng)管控——而現(xiàn)在，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時代新型檔案管理的要求，針對以上情況進(jìn)行了“動態(tài)水印”的功能搭建，即查看、下載、打印檔案過程中，將實時“水印”在文件底端顯示利用者的工號、姓名、利用時間等信息，提醒利用者檔案信息將攜帶用戶信息，防止檔案在無授權(quán)的情況下傳播。
五是實體庫房管理信息化。過去，由于老系統(tǒng)數(shù)據(jù)不穩(wěn)定，檔號經(jīng)常會錯亂造成庫房檔案一時查找不到的窘?jīng)r——而現(xiàn)在，經(jīng)過檔案管理人員細(xì)心完成82100件、共計672752張等歷史數(shù)據(jù)的核查工作，使搭建起的3D虛擬庫房與實體庫房完全一一對應(yīng)，即實體檔案凡借入借出時，都能通過系統(tǒng)實時了解現(xiàn)狀、輔助管理。此次還一并對公司數(shù)碼照片檔案和榮譽(yù)檔案進(jìn)行了整理，并導(dǎo)入系統(tǒng)，方便新員工了解電廠原來和現(xiàn)在的全貌。
六是檔案信息利用和OA系統(tǒng)一體化。過去，檔案的利用都是獨立使用，信息查詢極不方便——而現(xiàn)在，檔案系統(tǒng)和OA系統(tǒng)進(jìn)行了一體化集成，通過OA系統(tǒng)能夠直接登錄到檔案系統(tǒng)，無需多次輸入用戶名和密碼。同時，在利用檔案時，所有的申請和審批事項都能夠在OA的待辦事項中一一體現(xiàn)，無需OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)進(jìn)行切換，真正做到系統(tǒng)集成一體化。
回顧整個項目的實施過程，凝聚著晉江氣電檔案及信息工作者的心血?？紤]到現(xiàn)行集團(tuán)、公司對安全保密工作從嚴(yán)要求的高度，結(jié)合以前檔案系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的問題，在系統(tǒng)設(shè)計初期就從嚴(yán)要求、高標(biāo)準(zhǔn)的角度出發(fā)，和系統(tǒng)供應(yīng)商進(jìn)行了多次方案設(shè)計的溝通和修改，特別是針對系統(tǒng)的集成化和系統(tǒng)的安全防擴(kuò)散進(jìn)行了多次的技術(shù)探討。例如，結(jié)合現(xiàn)在電子拍照容易泄密，以及難追蹤的實際情況，同時在對現(xiàn)行系統(tǒng)已有的功能進(jìn)行了解的前提下，晉江氣電的工作者提出了使用者在使用檔案時需要證明該份信息只有使用者本人使用的要求。通過多次的技術(shù)探討以及方案的修改，追蹤確認(rèn)以動態(tài)水印的方式，實時攜帶利用者信息的方式防止信息的泄密，最終達(dá)到預(yù)期的效果，使得項目圓滿驗收。（晉江氣電 周建紅 曾新杰）
